La Inspección General de Justicia (IGJ) puso en marcha un cambio estructural en la forma de tramitar ante el organismo. A través de una nueva resolución general, creó el Sistema Online de Documentación Abierta de IGJ, una plataforma que reemplazará de manera progresiva la presentación física de documentación por parte de sociedades, entidades civiles y demás sujetos sometidos a su fiscalización.La medida modifica los artículos 5° y 6° del Anexo A de la Resolución General IGJ N.° 15/24 y responde a un diagnóstico que el propio organismo plantea en los considerandos de la norma.

La exigencia de concurrencia presencial o el envío de documentación en soporte papel generaba costos de traslado y tiempos de espera que funcionaban como barrera de acceso al cumplimiento formal. IGJ sostiene que ya cuenta con los medios técnicos para recibir, validar y gestionar toda esa documentación por vía electrónica.Cómo funcionará el nuevo sistemaEl acceso al Sistema se hará a través del sitio oficial del organismo, mediante navegador web.

La autenticación se realizará con Clave Fiscal de ARCA de nivel 3 o superior, que operará como firma electrónica en los términos del artículo 5° de la Ley N.° 25.506 para toda la documentación cargada durante la sesión.La documentación presentada quedará bajo declaración jurada del presentante, quien asumirá la responsabilidad por su autenticidad e integridad. Para estudios contables y jurídicos que gestionan trámites de terceros, esto refuerza la necesidad de contar con protocolos internos de verificación antes de cargar información al sistema, ya que la firma electrónica vinculada a la Clave Fiscal del presentante compromete directamente su responsabilidad personal.El formulario de actuación dejará de completarse manualmente en los casos alcanzados por el nuevo esquema.

Será generado en forma automática por el propio Sistema, en función del tipo de trámite y de los datos de la entidad o del presentante. Cada documento que integre la presentación deberá cargarse de manera individual y quedará asociado a la categoría que corresponda dentro del expediente.Una vez confirmada la presentación, el organismo emitirá de inmediato un acuse de recibo.

Cada trámite generará asimismo un expediente electrónico dentro del sistema de gestión documental de IGJ, que pasará a ser el repositorio oficial único de esa documentación. Las notificaciones se cursarán al domicilio electrónico constituido en el Sistema, con los mismos efectos jurídicos que una notificación personal o por cédula, un punto que las áreas legales de las empresas deberán tener presente para no perder plazos procesales.Implementación progresiva, no inmediataLa resolución aclara que el Sistema se implementará de manera gradual.

IGJ deberá ir estableciendo, mediante instructivos, qué tipos de trámite quedan habilitados en cada etapa y a partir de qué fecha cada uno de ellos pasa a tramitarse exclusivamente por vía digital. Los aspectos técnicos operativos, como formatos de archivo admitidos, estándares de seguridad y protocolos de interoperabilidad, también se definirán por esa vía y podrán actualizarse sin necesidad de modificar la resolución general.Esto significa que, en la práctica, no todos los trámites migran al nuevo canal el mismo día.

Mientras un tipo de trámite no haya sido incorporado formalmente al Sistema, o mientras dure lo que la norma llama el período de convivencia, seguirá tramitándose por el canal vigente hasta ahora, incluida la presentación en papel del formulario de actuación conforme al Anexo I, con el pago del arancel correspondiente.Para estudios y departamentos legales que gestionan un volumen alto de trámites societarios, esto supone un desafío organizativo concreto. Será necesario llevar un seguimiento actualizado de qué trámites ya están digitalizados y cuáles todavía requieren el circuito tradicional, algo que dependerá de los instructivos que IGJ vaya publicando trámite por trámite.Qué deberían empezar a revisar sociedades y estudiosDe cara a la implementación, hay varios puntos que conviene empezar a ordenar desde ya.

El primero es la Clave Fiscal de quienes vayan a operar como presentantes ante IGJ, verificando que cuenten con el nivel de seguridad 3 o superior que exige la norma, condición sin la cual no podrán acceder al Sistema.El segundo punto pasa por la organización documental interna. Al requerirse la carga individual de cada documento asociado a una categoría específica dentro del expediente electrónico, los estudios que gestionan trámites de múltiples clientes deberán adaptar sus procesos de armado de carpetas para que sean compatibles con esa lógica de categorización digital.El tercer punto tiene que ver con el domicilio electrónico.

Dado que las notificaciones se cursarán ahí con plena validez legal, resulta clave confirmar que ese domicilio esté correctamente constituido y que exista un circuito interno de monitoreo para no dejar pasar plazos.Por último, conviene prestar atención a los instructivos que IGJ vaya emitiendo, ya que serán la fuente donde se define el cronograma real de incorporación de cada trámite, los formatos de archivo aceptados y los protocolos de seguridad exigidos. La resolución delega expresamente en las Direcciones y Jefaturas de Departamento del organismo la facultad de dictar esos instructivos para cubrir aspectos procedimentales no previstos, lo que anticipa que buena parte de la letra chica del sistema se irá conociendo de manera fragmentada en los próximos meses.La resolución entra en vigencia al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial, aunque la migración efectiva de cada trámite quedará sujeta al cronograma que el propio organismo defina.